Ricerca per la posizione di Impiegata/o di Front Office

Dettagli

Descrizione

Il ruolo: Questa figura è il biglietto da visita dell'azienda.
È la prima linea di contatto con l'esterno (clienti, fornitori, visitatori) e ha il compito principale di trasmettere un'immagine professionale, accogliente ed efficiente dell'organizzazione.
L’azienda ricerca una figura proattiva capace di anticipare le esigenze dell'ufficio e di utilizzare strumenti digitali per ottimizzare i flussi di comunicazione interni.

1. Responsabilità e Mansioni Principali
Le attività quotidiane si dividono generalmente tra l'accoglienza relazionale e il supporto amministrativo di base:
• Accoglienza e Gestione Ospiti: Ricevere i visitatori, verificarne l'identità o l'appuntamento e indirizzarli verso i referenti interni o le sale riunioni.
• Gestione del Centralino: Gestire le chiamate in entrata e in uscita, filtrare le telefonate, fornire informazioni di base e smistare le comunicazioni ai reparti competenti.
• Gestione della Corrispondenza: Ricevere e smistare la posta cartacea, i corrieri e le e-mail aziendali del centralino
• Supporto Segretariale e Amministrativo: Archiviazione documenti, inserimento dati a gestionale (data entry), prenotazione delle sale riunioni.
• Presidio e Ordine dell'Area Reception: Monitorare l'accesso ai locali aziendali, rilasciando badge visitatori, e assicurarsi che l'area di ingresso sia sempre ordinata.
2. Requisiti e Competenze Tecniche (Hard Skills)
• Diploma o Laurea: Diploma di scuola media superiore preferibilmente segretaria di azienda con indirizzo linguistico o commerciale.
• Competenze Informatiche: Ottimo uso del Pacchetto Office (Word, Excel, Outlook), dimestichezza con la navigazione internet e l'uso di gestionali aziendali.
• Competenze Linguistiche: Ottima conoscenza della lingua italiana e conoscenza fluente della lingua inglese.


3. Competenze Trasversali (Soft Skills)
Nel Front Office, l'atteggiamento conta quanto le competenze tecniche. Le abilità fondamentali sono:
• Standing Professionale: Presenza curata, educazione, tono di voce calmo e attitudine solare.
• Doti Comunicative ed Empatia: Capacità di ascolto attivo e chiarezza nell'esposizione, sia di persona che al telefono.
• Problem Solving e Gestione dello Stress: Capacità di mantenere la calma anche nei momenti di picco (es. telefono che squilla con tre persone in attesa all'ingresso) e di gestire clienti contrariati con diplomazia.
• Organizzazione e Multitasking: Saper dare priorità alle urgenze senza perdere di vista le attività di routine.
• Riservatezza: Massima discrezione nel trattamento dei dati sensibili e delle informazioni aziendali.
4. Inquadramento
• Orario di lavoro: Full-Time 40 ore settimanali
• Inquadramento: CCNL Comunicazione Grafici
• Cosa offriamo:
Inserimento in un’azienda solida e orientata alla crescita sostenibile
Ambiente dinamico e collaborativo
Formazione on the job
Opportunità di sviluppo professionale
Welfare aziendale

Come candidarsi:
Se sei interessato/a a questa opportunità, invia il tuo CV aggiornato e una breve lettera di presentazione
L’Artegrafica Srl promuove la diversità e l'inclusione e il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.